– Разработать удобный сервис для менеджеров и руководства компании
– Автоматизировать и упростить создание коммерческих предложений для клиентов
– Хранить и поддерживать в актуальном состоянии базу более 15 000 рекламных объектов в Торговых и бизнес центрах по всей России
По заказу
Французская группа компания Descartes Groupe открыла филиал своей рекламной сети в России под торговыми марками And-Or и Odinn. Бизнес компаний заключается в продаже рекламных конструкций, нестандартных рекламных кампаний в торговых и бизнес-центрах, гостиницах, стадионах и т.д. База данных рекламных площадок исчисляется несколькими тысячами. Среди клиентов And-or и Odinn такие гиганты как ТРЦ Европейский, ТРЦ Весна, ТРЦ Афимолл-Сити, Гостиница «Москва».
Суммарное количество рекламных конструкций для всех площадок (эскалаторы, лифты, билборды, лайтбокс и т.д.) и рекламных возможностей (промо-акции, установка новогодних Ёлок) исчисляется 15-20 тысячами позиций. Каждая из позиций имеет период резерва и аренды, стоимость размещения в сезон и вне сезон и еще множество разных характеристик.
Проблема
Основные проблемы которые тормозили развитие и масштабирование бизнеса:
- Ужасные коммерческие предложения
Менеджеры создавали презентацию вручную (кто-то в Word, кто-то в PowetrPoint, самые умелые в - в CorelDRAW), сохраняли в PDF и отправляли клиенту. Весь процесс работы был очень медленный и сопровождался ошибками (орфографическими и смысловыми). - Нет точных данных о занятых конструкциях
Менеджерам приходилось созваниваться с сотрудниками рекламного отдела ТРЦ и узнавать свободна ли рекламная конструкция в нужные сроки. - Нет единой системы бронирования
В сезон менеджеры могли случайно продать одно и тоже рекламное место трем разных клиентам. Приходилось объясняться и выглядеть неловко. - Базы подрядчиков, клиентов и площадок в Excel
Совместная работа в Excel 20 менеджеров приводит к серьезным ошибкам. Случайно удалялись нужные строки из таблицы, система подтормаживала и зависала.
Решение
Решением было создание специализированной CRM системы для учета данных. Основные требования были такие:
- Создание красочного коммерческого предложения в PDF за 3 минуты
- Возможность поддерживать данные о площадках и рекламных конструкциях в актуальном состоянии
- Вести все сделки в CRM
- Иметь базу клиентов, подрядчиков, площадок в CRM
- Разграничить права доступа сотрудникам
- Возможность выставлять задачи сотрудникам
Результат
Результатом внедрения системы стало многократное увеличение скорости и качества создания коммерческих предложений. Основные процессы - приобрели структуру, что позволило компании ускорить развитие.